1.
Pentingnya
Komunikasi yang baik
Komunikasi adalah suatu proses
penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi
saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan
dengan menggunakan kata-kata yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.
Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat
dipahami oleh pihak lain. Selain itu dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi
yang baik sangat penting untuk berinteraksi antar personal maupun antar
masyarakat agar terjadi keserasian dan mencegah konflik dalam lingkungan
masyarakat.Dalam hubungan bilateral antar negara diperlukan juga komunikasi
yang baik agar hubungan tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar.
A.
Proses
Project Communications Management
Ini Proses Komunikasi
membantu Anda untuk melakukan Manajemen Komunikasi untuk tim Anda. Hal ini
dilakukan dengan membawa Anda melalui Proses Komunikasi, langkah-demi
langkah.Jika Anda ingin menyimpan informasi orang yang tepat dengan informasi
yang tepat, pada waktu yang tepat, maka proses ini akan membantu Anda. Proses
Komunikasi akan membantu Anda untuk:
·
Mengidentifikasi pesan yang perlu
dikirim
·
Tentukan target audiens Anda untuk
komunikasi
·
Tentukan format pesan Anda dan waktu
·
Draft pesan Anda dan persetujuan
mendapatkan di mana diperlukan
·
Komunikasikan pesan Anda, melalui
kegiatan komunikasi
·
Mengumpulkan umpan balik dan
memperbaiki proses komunikasi Anda
Enam (6) proses utama
dari project procurement management:
a. Planning
purchases and acquisition
b. Planning
contracting
c. Requesting
seller responses
d. Selecting
sellers
e. Administering
the contract
f. Closing
the contract
B.
Rencana
komunikasi
Hal ini mengejutkan bagaimana
beberapa proyek benar-benar memiliki rencana komunikasi yang menunjukkan
pikiran apa pun. Sikap tampaknya bahwa kita hanya akan membuat orang informasi
seperti yang kita pergi bersama. Di sisi lain, dalam survei staf, komunikasi
yang benar di bagian atas keluhan masyarakat. Mungkin tim proyek adalah bagian
dari masalah.
C.
Isi
rencana Communications Management.
Strategi Manajemen Komunikasi dapat
mengambil sejumlah format termasuk produk yang berdiri sendiri atau bagian dari
Dokumen Inisiasi Proyek (PID). Hal ini dapat peta dokumen, spreadsheet, atau
pikiran serta entri dalam alat manajemen proyek. Para PRINCE2 Isi
direkomendasikan Strategi Manajemen Komunikasi untuk sebuah proyek meliputi:
1. Pendahuluan
2. Prosedur
Komunikasi
3. Alat
dan Teknik: Berisi alat komunikasi apapun yang akan digunakan
4. Catatan
5. Pelaporan
6. Waktu
Kegiatan Komunikasi
7. Peran
dan Tanggung Jawab
8. Analisis
Stakeholder
9. Kebutuhan
Informasi untuk masing-masing pihak yang berkepentingan
Ketika Strategi
Manajemen Komunikasi selesai, memeriksa terhadap kriteria kualitas untuk
memastikan lengkap dan benar. Kriteria meliputi:
a. Semua
pemangku kepentingan telah diidentifikasi dan berkonsultasi untuk kebutuhan
komunikasi mereka.
b. Ada
kesepakatan dari semua pemangku kepentingan tentang frekuensi, isi dan metode
komunikasi sebuah standar umum untuk komunikasi telah dianggal Waktu,
usaha dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan komunikasi diidentifikasi
telah diizinkan dalam Rencana Tahap
c. Formalitas
dan frekuensi komunikasi adalah wajar untuk kepentingan proyek-proyek dan
kompleksitas
D.
Distribusi
Informasi
Dilakukan mengingat pentingnya
mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat
dengan format yang padat informasi Manajer proyek dan tim proyek harus dapat
memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek
Isu penting dalam Distribusi
Informasi:
1. Penggunaan
teknologi
2. Cara
formal atau informal
3. Penanganan
informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan
tepat waktu
4. Memilih
media yang cocok untuk berkomunikasi
5. Pemahaman
akan teknik komunikasi individual atau berkelompok
6. Teknik
menyampaikan berita “buruk”
7. Pengaturan
jumlah jalur komunikasi
E.
Pelaporan
Performance
Informasi yang terkandung
didalamnya, antara lain :
Status reports, yang berisi tentang
sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan
biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai
rencana,dsb) l Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah
menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin
Peramalan, berisi gambaran
kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah
dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan ( Ingat EVM! )
F.
Administrative
Closure
Proyek atau fase, setelah baik
mencapai tujuan atau sedang dihentikan untuk alasan lain, membutuhkan
penutupan. Penutupan Administrasi terdiri dari verifikasi dan mendokumentasikan
hasil proyek untuk meresmikan penerimaan produk dari proyek oleh sponsor,
klien, atau pelanggan. Ini mencakup pengumpulan catatan proyek, memastikan bahwa
mereka mencerminkan spesifikasi final, analisis keberhasilan proyek dan
efektivitas, dan pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan. Penutupan
kegiatan administratif tidak harus ditunda sampai penyelesaian proyek. Setiap
tahap dari proyek harus benar tertutup untuk memastikan bahwa penting dan
informasi yang berguna tidak hilang.
G.
Mode
penanganan konflik
Jika anda belum memiliki strategi,
di bawah ini akan dibahas 5 pendekatan atau model penyelesaian konflik
berdasarkan pendapat Dr. William Hendricks, yang dapat anda gunakan sesuai
dengan kondisi konflik yang terjadi.
1. Model
penyelesaian konflik dengan mempersatukan (Integrating)
2. Model
penyelesaian konflik dengan kerelaan untuk membantu (obliging)
3. Model
penyelesaian konflik dengan mendominasi (dominating).
4. Model
penyelesaian konflik dengan menghindar (avoiding).
5. Model
penyelesaian konflik dengan kompromis (compromising).
H.
Penggunaan
software dalam mendukung Project Communications
Menggunakan Software untuk Membantu
Proyek Komunikasi
1. Ada
banyak perangkat lunak untuk membantu dalam proyek komunikasi.
2. Hari
ini lebih dari 37 persen orang berkomunikasi atau bekerja jarak jauh sedikitnya
memerlukan paruh waktu.
3. Perangkat
lunak manajemen proyek mencakup kemampuan baru untuk meningkatkan komunikasi
Virtual.
4. Proyek
tahun 2002 meliputi fitur edisi usaha untuk manajemen portofolio, manajemen
sumber daya, dan kerjasama.
Referensi :
http://www.effective-communicating.com/importance-of-effective-communication.html
http://krisdianprabowo.blogspot.com/2014/01/9-project-human-resource-management.html
www.imeldas.blog.ittelkom.ac.id
www.kuncunkinhere.blogspot.com
www.anvari.net
0 komentar:
Posting Komentar